Audit et conseil en stratégie17 MAI 2022
CICR : Accélérer la recherche dans les archives
World War II. Geneva. Central Prisoners of War Agency. Ref : V-P-HIST-03574-19. Copyright ICRC
La mission des Archives du Comité International de la Croix Rouge (CICR) à Genève consiste à acquérir, conserver et communiquer les documents produits par l’institution, des origines à nos jours. Les archives historiques du CICR représentent environ 12 000 mètres linéaires de documents textuels non numérisés, ainsi qu’une collection de photographies, de films et d’enregistrements sonores déjà disponible en ligne.
L’un des fonds les plus demandés est le fonds concernant les archives de l’Agence centrale des prisonniers de guerre et notamment ceux de la Seconde Guerre Mondiale, en particulier la série des prisonniers de guerre français. Ces informations ne sont disponibles que sur support papier, microfilm et microfiche ce qui en rend l’exploitation en interne plus complexe et lente.
Redonner une vie numérique aux fonds microfilmés
Les archives concernant les prisonniers de guerre français de la Seconde Guerre Mondiale sont constituées de fiches cartonnées type Kardex ainsi que de registres. Pour des raisons de gain de place, les documents avaient été numérisés et stockés sur microfilms et microfiches.
De nos jours, la consultation de ces supports nécessitant des lecteurs dédiés auquel s’ajoute la problématique des délais de recherche, le CICR a jugé nécessaire de bénéficier de ces sources au format numérique. Un projet de numérisation est lancé et confié à Arkhênum.
10 millions de vues générées
Au total, ce sont plus de 900 bobines de microfilms ainsi que 29 000 microfiches qui seront dématérialisées.
Sur support microfilm sont stockées les fiches cartonnées avec des informations concernant chaque prisonnier. Un numéro de référence présent sur chaque fiche permet de se référer aux registres qui contiennent plus d’informations sur le détenu (lieu de capture, transferts, lieu de détention, …). Ces registres des camps sont présents sur les supports microfiches.
Pour faciliter le suivi de la production et le contrôle qualité des images côté client, Arkhênum a mis en place un outil de contrôle collaboratif à distance de la prestation. Cet outil dédié sur lequel étaient déposées chaque semaine les images générées a permis au CICR de suivre en temps réel la progression du projet. Cette plateforme a aussi permis au client de réaliser son contrôle qualité et d’échanger avec Arkhênum. Cet accès simplifié et intuitif aux images numériques a amené le CICR à souscrire pour une année supplémentaire par-delà le projet de numérisation l’accès à cet outil de consultation d’images.
TÉMOIGNAGE
« Arkhênum nous a accompagnés de manière précise sur la définition des paramètres de numérisation en prenant parfaitement en compte nos besoins. »
« La numérisation du fonds français des prisonniers de guerre de la Seconde guerre Mondiale présentait quelques défis, notamment en raison de la qualité inégale du microformage du fonds. Arkhênum nous a accompagnés de manière précise sur la définition des paramètres de numérisation en prenant parfaitement en compte nos besoins. La collaboration s’est déroulée de manière fluide, facilitée par la mise en place d’un système de contrôle qualité en ligne et d’un suivi très professionnel de la part de l’équipe d’Arkhênum, ainsi qu’une réactivité toujours au rendez-vous. »
Michèle Hou,
Head of Archives and Library digitization projects au CICR confie que
Mettre à profit l’intelligence artificielle
L’objectif final du projet étant de pouvoir offrir aux demandeurs d’information une réponse rapide mais aussi de permettre un gain de temps en interne, le cœur du projet est de pouvoir relier entre elles les différentes typologies de documents.
Après avoir étudié l’indexation manuelle de champs manuscrits (jusqu’à 10 champs en français et allemand), le CICR va explorer l’intelligence artificielle pour permettre la reconnaissance de textes manuscrits.
La collaboration continue !
Sur la base de cette collaboration réussie, le CICR a souhaité poursuivre le partenariat engagé avec Arkhênum sur deux projets liés à la même thématique.
Le premier projet porte sur la numérisation de versions papiers de documents liés toujours aux prisonniers de guerre français de la Seconde Guerre Mondiale. 25 000 vues seront générées.
Le deuxième projet, mené avec un partenaire allemand, lui va concerner la numérisation des archives des camps de Drancy et de Theresienstadt détenues par le CICR.
Ce projet qui porte sur des microfiches, des fiches Bristol et des archives papiers reliées au format A4 amènera Arkhênum à mettre à contribution différentes typologies de scanners pour couvrir l’ensemble des besoins (scanner à microfiche, scanner automatique et scanner patrimonial.
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