ÉTUDE DE CAS

Replacer l’Histoire de l’entreprise

au service de son avenir et de la préservation de son patrimoine

Contexte

Le patrimoine est depuis longtemps ancré dans la culture marketing et communication de la Maison Rémy Martin, et au service des collaborateurs. Très tôt, les générations qui se sont succédées à la tête de cette société prestigieuse fondée à Cognac en 1724 se sont attachées à faire perdurer son savoir-faire et donc leur Histoire. Cette préoccupation a amené cette maison à conserver une grande variété de documents : correspondances, bordereaux, livres de compte, revues internes mais aussi une collection d’objets composée de typologies variées (carafes, pierres lithographiques, …). La société déjà en 2016 avait fait numériser certains documents par Arkhênum à des fins de conservation.

Nous avons souhaité aller plus loin pour mettre l’intégralité du Patrimoine de la Maison à disposition de toute réflexion stratégique menée par la Maison Rémy Martin. Cette démarche prend tout son sens puisque le pôle Patrimoine est situé à Cognac alors que les équipes Communication sont situées elles à Paris.

Micaëlle Amoussou Coussy

Responsable du Patrimoine

Challenges

Une démarche de préservation de ces témoignages du passé et leur caractérisation a été très tôt mise en place. Au fur et à mesure des années, les inventaires ont été réalisés par différentes personnes internes et externes à la société. Chacune apportait son expertise pour décrire les documents. Il en est résulté des formats d’inventaires hétéroclites d’un intervenant à un autre (excel pour certains, word pour d’autres) mais aussi des champs de description qui pouvaient varier d’un auteur à un autre.
Pour mener ce travail de structuration des données puis de déploiement d’un outil centralisé de communication en interne des collections patrimoniales, la Maison Rémy Martin a fait appel à Arkhênum et en particulier à son pôle Héritage.

Une mise à disposition d’archives historiques validées

La mission d’Audit commanditée par la Maison Rémy Martin a préconisé la mise en place d’un outil de centralisation des archives de la société qui mette à disposition les descriptifs des fonds et les visuels des documents. Les équipes Rémy Martin et Arkhênum ont mené un travail de réflexion conjoint pour définir le fonctionnement et les usages de cette base de données. Une fois ce cahier des charges défini, le Pôle Heritage d’Arkhênum a mis en place les moyens pour atteindre les objectifs fixés.
Le processus de travail établi se déroule en diverses phases et implique des savoir-faire complémentaires. Une première mission de 3 mois d’inventaire sur place des collections a été réalisée par une archiviste historienne du Pôle Heritage. Le but était de réaliser le récolement des fonds sur la base de champs descriptifs définis au préalable et d’identifier les documents hautement patrimoniaux à numériser.
En parallèle, une mission d’assainissement des chiers existants hérités des précédents travaux est réalisée par une archiviste dans les locaux d’Arkhênum. Les objectifs restent les mêmes qu’en phase 1 : homogénéiser les fonds et identifier les documents hautement patrimoniaux à numériser.
Suite à ces 2 phases, une campagne de numérisation des fonds identifiés (iconographie, documents papiers, …) va être menée pour enrichir la future base de données.
Les équipes Arkhênum gèrent le projet sur leur globalité et offrent ainsi à la Maison Rémy Martin un outil clé en main et intuitif pour motiver les équipes à l’utiliser.

1724

Date de création de la Maison Rémy Martin à Cognac où le siège de la société demeure toujours à ce jour.

500 ml

d’archives, d’objets prestigieux que la Maison Rémy Martin a su préserver au cours des siècles.

Maison Rémy Martin
20 rue de la Société Vinicole – 16100 Cognac – France
Tel : +33 (0)5 45 35 76 19
Site Internet institutionnel : https://www.remymartin.com
Site Internet Visites : http://www.visitesremymartin.com

L’Histoire de l’entreprise, un avantage concurrentiel

Une société, pour envisager l’avenir sereinement, doit pouvoir s’appuyer sur des sources vérifiées et fondatrices de son activité. Grâce à ces témoignages matériels et accessibles en Intranet, les divers départements (marketing, juridique, recherche et développement) vont bénéficier de moyens supplémentaires pour travailler et ainsi asseoir la légitimité de la Maison sur son marché.
L’outil Internet permet d’abolir les distances inévitables entre le siège et la production à Cognac et les départements Communication qui se situent à Paris.
Cet outil va bien sûr évoluer au fur et à mesure des campagnes de numérisation mais aussi des nouvelles technologies. Déjà la Maison envisage de numériser en 360° avec Arkhênum son fonds de carafes pour pouvoir les intégrer dans le site patrimonial. Micaëlle Amoussou Coussy réfléchit aussi à l’intégration de ces outils interactifs dans le cadre des visites privées VIP (dalles interactives, …).
Une prestation de conciergerie patrimoniale assurée par Arkhênum permet aujourd’hui au service patrimonial de Rémy Martin de rayonner dans la Maison en proposant des réponses sur mesure aux demandes patrimoniales.

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